1. Veri sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında Berta Group Tedarik Limited Şirketi veri sorumlusu olarak faaliyet göstermektedir. Veri sorumlusu adresi: Kocasinan merkez mah. Malazgir Cd. No:61/A · 34188 · Bahçelievler · İstanbul · Türkiye. Vergi numarası: 1660790076. MERSİS numarası: 0166079007600001.
2. İlgili kişi grupları ve işlenen veriler
Bu metin; müşteri şirket çalışanları ve yetkilileri, kurumsal hesap kullanıcıları, teslimat adreslerinde belirtilen irtibat kişileri, destek talebi ileten kişiler ve site ziyaretçileri için geçerlidir. Hizmetin niteliğine göre aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:
- Kimlik ve hesap: ad soyad, kullanıcı adı, kullanıcı rolü ve müşteri şirketle ilişki bilgisi,
- İletişim: e-posta, telefon, teslimat irtibat kişisi ve adres bilgileri,
- Müşteri ve mesleki bilgi: şirket unvanı, müşteri kodu, vergi bilgileri, görev/yetki ve erişilebilen teslimat adresleri,
- İşlem bilgisi: sepet, sipariş, ürün, fiyat, iskonto, ödeme yöntemi, cari hesap, teslimat ve işlem geçmişi,
- Finans ve muhasebe: fatura, tahsilat, vade, bakiye, kredi limiti ve muhasebe kayıtları,
- İşlem güvenliği: IP adresi, kullanıcı aracısı, oturum, giriş, başarısız giriş, erişim ve güvenlik kayıtları,
- Talep ve uyuşmazlık: destek yazışmaları, şikâyet, iade, tutanak ve hukuki süreç kayıtları.
Platformun olağan kullanımında özel nitelikli kişisel veri talep edilmez. Kullanıcıların sipariş notu veya destek alanlarına hizmet için gerekli olmayan sağlık, biyometrik veri ve benzeri özel nitelikli bilgileri yazmaması gerekir.
3. İşleme amaçları
Kişisel veriler; kurumsal hesabın oluşturulması ve yönetilmesi, kullanıcı rolü ve adres erişiminin doğrulanması, ürün ve fiyat gösterimi, siparişin alınması ve yerine getirilmesi, ödeme ve cari hesap kontrolü, faturalama, teslimat, iade, müşteri desteği, bilgi güvenliği, hata ve kötüye kullanımın önlenmesi, iş sürekliliği, hukuki taleplerin yönetilmesi ve mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla işlenir.
4. Hukuki sebepler ve toplama yöntemi
Veriler; KVKK’nın 5’inci maddesinde yer alan sözleşmenin kurulması veya ifası, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve ilgili kişinin temel haklarına zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Açık rıza gerektiren yeni bir pazarlama veya benzeri faaliyet başlatılırsa aydınlatmadan ayrı bir onay mekanizması kullanılır.
Veriler; kurumsal üyelik ve sipariş formları, müşteri yöneticileri, teslimat bilgileri, destek ve iade bildirimleri yoluyla doğrudan; oturum, erişim ve güvenlik kayıtları yoluyla otomatik yöntemlerle elektronik ortamda toplanır.
5. Verilerin aktarılması
Kişisel veriler, amaçla sınırlı ve gerekli olduğu ölçüde; şirketin yetkili çalışanlarına, siparişin karşılanmasında görev alan tedarikçilere, taşıma ve teslimat hizmeti verenlere, finans ve muhasebe hizmet sağlayıcılarına, hukuk ve denetim danışmanlarına, bilgi teknolojileri, barındırma, veritabanı ve güvenlik hizmeti sağlayıcılarına ve kanunen yetkili kamu kurumlarına aktarılabilir.
Platformun teknik altyapısında yurt dışında bulunan sunucu veya hizmet sağlayıcıların kullanılması hâlinde kişisel veriler, KVKK’nın yurt dışına aktarımı düzenleyen 9’uncu maddesindeki şartlar ve uygun güvenceler sağlanarak aktarılır. Tedarikçi ve lojistik firmalarıyla yalnızca ilgili siparişin yerine getirilmesi için gerekli bilgiler paylaşılır.
6. Saklama ve imha
Sipariş, sözleşme, fatura, cari hesap ve ticari defter niteliğindeki kayıtlar, ilgili vergi ve ticaret mevzuatında öngörülen süreler boyunca; uygulanabildiği ölçüde 10 yıla kadar saklanır. Kullanıcı hesabı, yetki, güvenlik, destek ve teslimat verileri hizmet ilişkisi, işleme amacı ve ilgili zamanaşımı süreleri devam ettiği müddetçe tutulur. Hukuki uyuşmazlık veya resmî inceleme bulunması hâlinde ilgili kayıtlar süreç kesin olarak sonuçlanıncaya kadar saklanabilir.
Saklama amacı ve hukuki yükümlülük sona erdiğinde veriler, mevzuata uygun periyodik süreçlerle silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
7. İlgili kişinin hakları
İlgili kişiler KVKK’nın 11’inci maddesi kapsamında;
- Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşleme amacını ve verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini ve bu işlemin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Kanuni şartları oluştuğunda verilerin silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Otomatik sistemlerle analiz sonucu kişinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahiptir.
8. Başvuru yöntemi
KVKK kapsamındaki başvurular, kimliği doğrulamaya elverişli bilgi ve belgelerle birlikte Berta Group Tedarik Limited Şirketi veri sorumlusuna, Kocasinan merkez mah. Malazgir Cd. No:61/A · 34188 · Bahçelievler · İstanbul · Türkiye üzerinden şahsen, yazılı olarak veya noter aracılığıyla iletilebilir. KEP adresi tanımlandığında şirket iletişim bilgilerinde ayrıca yayımlanacaktır.
Daha önce veri sorumlusuna bildirilen ve sistemde doğrulanan e-posta adresi üzerinden info@etkenofis.combaşvuru yapılabilir. Kimliği doğrulanamayan taleplerde ek bilgi istenebilir. Başvuruda ad soyad, başvuru yazılıysa imza, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için kimlik numarası, yabancılar için pasaport veya kimlik numarası, tebligata esas adres ve talebin konusu bulunmalıdır.
Başvurular niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret istenebilir.